Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens

100% Vakwerk, gevestigd aan de Van Nijvenheimstraat 50, 5912 BN Venlo, KvK 96823143, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij verzamelen via onze website, onze chatbot, WhatsApp, e-mail, telefoon en in gesprekken met jou.

Wij zijn bemiddelaar: wij brengen kandidaten en opdrachtgevers bij elkaar. Ga je via ons aan het werk, dan word je in dienst genomen door onze backoffice-partner Jigler (onderdeel van P-services HR group), Röntgenstraat 2, 3771 RV Barneveld. Jigler verzorgt je arbeidsovereenkomst, loonbetaling, loonstroken, pensioen en verzekeringen en is voor die verwerkingen zelf verwerkingsverantwoordelijke. Jigler heeft daarvoor een eigen privacyverklaring. Voor vragen over je loon- en personeelsgegevens kun je bij Jigler terecht; wij helpen je graag om de juiste persoon te bereiken.

Vragen over deze verklaring: [email protected] of +31 77 78 20 200.

2. Van wie wij gegevens verwerken

• Kandidaten en sollicitanten: iedereen die reageert op een vacature, een open sollicitatie doet, met onze chatbot spreekt, ons appt, belt of mailt, of door ons wordt benaderd.
• Geplaatste vakmensen: kandidaten die via ons aan het werk zijn bij een opdrachtgever.
• Contactpersonen bij opdrachtgevers en leveranciers: zakelijke contactgegevens.
• Websitebezoekers: technische gegevens en, na toestemming, statistiek- en marketinggegevens.
• Referenties en tipgevers: als je iemand als referentie opgeeft of een collega aan ons tipt, verwerken wij van die persoon naam en contactgegevens.

3. Welke gegevens wij verwerken en waarvoor

Kandidaten en sollicitanten

Gegevens	Doel	Grondslag
Naam, telefoonnummer, e-mailadres, woonplaats, taal	Contact opnemen, je terugbellen, de intake plannen	Uitvoering van (pre)contractuele afspraken: je vraagt ons je te bemiddelen
Cv, werkervaring, opleiding, certificaten (bijv. las- of VCA-certificaten), rijbewijs, gewenst loon, gewenste dienst, beschikbaarheid	Beoordelen of en waar je past en je voorstellen bij een opdrachtgever	Uitvoering van (pre)contractuele afspraken
Eigen vervoer, huisvestingssituatie (eigen woning of huisvesting nodig)	Reistijd en praktische haalbaarheid van een plaatsing beoordelen	Uitvoering van (pre)contractuele afspraken
Gespreksnotities, status in ons wervingsproces, uitkomst van gesprekken, referenties	Je begeleiden tijdens het traject en afspraken vastleggen	Gerechtvaardigd belang: goede bemiddeling
Chatgesprek met de chatbot, WhatsApp-berichten, e-mails	Je vraag beantwoorden en het gesprek kunnen teruglezen	Gerechtvaardigd belang / (pre)contractuele afspraken
Bron van je aanmelding (website, chatbot, WhatsApp, Meta-advertentie, tip van een collega) en campagnegegevens	Weten welke wervingskanalen werken	Gerechtvaardigd belang: verbeteren van onze werving
Toestemming om je gegevens langer te bewaren, of om vacature-updates te ontvangen	Je later benaderen voor passende vacatures	Toestemming (altijd intrekbaar)

Wij vragen je niet om je BSN, kopie identiteitsbewijs, bankrekening of gezondheidsgegevens tijdens de sollicitatie. Die gegevens zijn pas nodig bij indiensttreding en worden dan rechtstreeks door Jigler bij je opgevraagd en verwerkt.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, godsdienst, etniciteit). Deel je zulke gegevens toch met ons, bijvoorbeeld in je cv, dan gebruiken wij ze niet en verwijderen wij ze waar mogelijk. Je nationaliteit of de taal die je spreekt is geen bijzonder gegeven; die gebruiken wij om je in je eigen taal te woord te staan en om te weten of een werkgever met jouw taal uit de voeten kan.

Geplaatste vakmensen

Ben je via ons aan het werk, dan bewaren wij naast bovenstaande gegevens: bij welke opdrachtgever je werkt, de looptijd van je plaatsing, je contactpersoon en afspraken over loon, diensten en verlenging. Doel: begeleiding tijdens je plaatsing en het beheren van onze relatie met de opdrachtgever. Grondslag: uitvoering van de bemiddelingsafspraken en gerechtvaardigd belang. De personeels- en salarisadministratie ligt bij Jigler.

Opdrachtgevers en leveranciers

Van contactpersonen verwerken wij naam, functie, zakelijk telefoonnummer en e-mailadres, en de communicatie over aanvragen, kandidaten en facturen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van zakelijke relaties.

4. Website, chatbot, WhatsApp en cookies

Chatbot

Op onze website staat een eigen chatbot die vragen beantwoordt over vacatures en werken via 100% Vakwerk, en die je helpt om te solliciteren. De chatbot draait op taaltechnologie van Anthropic (Claude), die wij via een beveiligde koppeling gebruiken. Anthropic verwerkt de berichten alleen om een antwoord te genereren, gebruikt ze niet om modellen te trainen en treedt op als verwerker onder een verwerkersovereenkomst. Wat je in de chat invult (bijvoorbeeld je naam, telefoonnummer, ervaring en cv) wordt alleen doorgestuurd naar ons team als jij daar in de chat mee instemt. Chatgesprekken bewaren wij maximaal 30 dagen voor kwaliteitscontrole en verbetering, daarna worden ze automatisch verwijderd. Vul geen gegevens in die je niet met ons wilt delen.

WhatsApp

Wij gebruiken WhatsApp (Meta Platforms Ireland) als contactkanaal, omdat de meeste kandidaten dat prettig vinden. Als je ons appt, verwerkt Meta je telefoonnummer en metadata volgens de voorwaarden van WhatsApp. Wil je liever niet via WhatsApp communiceren, bel of mail ons dan.

Sollicitatie- en contactformulieren

Gegevens uit onze formulieren komen binnen in ons eigen kandidatensysteem op onze WordPress-website en per e-mail bij ons team. Cv's worden opgeslagen in een afgeschermde map die niet publiek bereikbaar is.

Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken functionele cookies (altijd), en na jouw toestemming statistiekcookies van Google Analytics en marketingcookies van Meta (Facebook/Instagram-pixel), waarmee wij het bereik van onze vacature-advertenties kunnen meten en gerichte advertenties kunnen tonen. Zonder jouw toestemming plaatsen wij deze cookies niet. Welke cookies precies, hoelang ze bewaard blijven en hoe je je keuze aanpast, lees je in ons cookiebeleid.

Meta-advertenties en leadformulieren

Reageer je op een vacature-advertentie op Facebook of Instagram, dan ontvangen wij de gegevens die je in het advertentieformulier invult of stuur je ons rechtstreeks een WhatsApp-bericht. Die gegevens behandelen wij zoals elke andere sollicitatie.

Vertaalde pagina's

Onze website is beschikbaar in het Nederlands, Pools, Duits en Engels. De taalkeuze wordt in een functionele cookie onthouden.

5. Met wie wij gegevens delen

• Opdrachtgevers: wij stellen je pas voor bij een werkgever nadat wij dat met jou hebben besproken. De werkgever ontvangt dan je (geanonimiseerde of volledige) profiel met de gegevens die nodig zijn om te beoordelen of je past. Nooit ongevraagd je volledige cv rondsturen.
• Jigler (P-services HR group, Barneveld): zodra je een plaatsing accepteert, delen wij de gegevens die nodig zijn om je arbeidsovereenkomst en loon te regelen. Jigler is daarna zelf verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie.
• Verwerkers die ons helpen bij onze dienstverlening en alleen op onze instructie werken: onze websitehost, Google Workspace (e-mail, agenda, documenten), Anthropic (chatbot), Meta (WhatsApp) en de leveranciers van ons kandidatensysteem en onze website-plugins.
• Overheidsinstanties: alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen je gegevens nooit en delen ze niet met derden voor hun eigen marketing.

6. Doorgifte buiten de EU

Sommige van onze verwerkers (Google, Meta, Anthropic) zijn gevestigd in de Verenigde Staten of verwerken daar gegevens. Wij werken alleen met partijen die zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework of die de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie hanteren, aangevuld met passende technische maatregelen. Meer informatie over de gebruikte waarborgen kun je bij ons opvragen.

7. Hoelang wij gegevens bewaren

Situatie	Bewaartermijn
Je hebt gesolliciteerd of contact opgenomen, maar je bent niet geplaatst	Maximaal 4 weken na afronding van het contact of de procedure
Je geeft toestemming om in onze kandidatenpool te blijven	Maximaal 1 jaar na je laatste contactmoment; daarna vragen wij opnieuw toestemming of verwijderen wij je gegevens
Je bent via ons geplaatst	Bemiddelingsdossier tot 2 jaar na einde van je laatste plaatsing; de personeels- en loonadministratie bewaart Jigler volgens de wettelijke termijnen (o.a. 7 jaar fiscale bewaarplicht)
Chatgesprekken met de chatbot	Maximaal 30 dagen
Contactgegevens opdrachtgevers en leveranciers	Duur van de relatie plus 2 jaar; facturen 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Statistiek- en marketinggegevens (cookies)	Zie cookiebeleid

Na afloop van de termijn verwijderen of anonimiseren wij je gegevens, tenzij een wettelijke plicht ons verplicht ze langer te bewaren.

8. Beveiliging

Wij beveiligen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (https), tweestapsverificatie op onze accounts, toegang alleen voor Leon, Dennis en Kevin en op basis van noodzaak, afgeschermde opslag van cv's, verwerkersovereenkomsten met onze leveranciers, en automatische verwijdering na de bewaartermijn. Ondanks deze maatregelen kan geen enkele verwerking volledig risicoloos zijn. Vermoed je een datalek, meld dat dan direct via [email protected].

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren sau verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen (overdraagbaarheid) en een gegeven toestemming in te trekken. Intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor wat daarvoor al is verwerkt.

Stuur je verzoek naar [email protected] of app ons. Wij reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat wij met de juiste persoon spreken, kunnen wij je vragen je identiteit te bevestigen; wij vragen daarvoor nooit een kopie van je identiteitsbewijs.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Geen geautomatiseerde besluiten

Of je wordt voorgesteld bij een werkgever beslissen Leon, Dennis of Kevin, altijd na persoonlijk contact. Onze chatbot en ons kandidatensysteem ondersteunen ons daarbij, maar nemen geen besluiten over jou zonder menselijke beoordeling. Wij doen niet aan profilering met rechtsgevolgen.

11. Minderjarigen

Onze dienstverlening richt zich op personen van 18 jaar en ouder. Ben je jonger dan 16 en heb je toch gegevens achtergelaten, laat het ons weten; dan verwijderen wij ze.

12. Wijzigingen en contact

Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met datum en versienummer. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij kandidaten met wie wij op dat moment contact hebben.