Datenschutzerklärung

1. Wer ist für deine Daten verantwortlich?

100% Vakwerk, Die Firma , mit Sitz in Van Nijvenheimstraat 50, 5912 BN Venlo, eingetragen bei der Handelskammer mit der Nummer 96823143, ist für die Datenverarbeitung verantwortlich, die wir über unsere Website, unsere Chatbot-App, WhatsApp, E-Mail, Telefon und in Gesprächen mit Ihnen sammeln.

Wir sind Vermittler: Wir bringen Kandidaten und Auftraggeber zusammen. Wenn Sie über uns anfangen, werden Sie von unserem Backoffice-Partner eingestellt. Jigler (Teil der P-services HR Group), Röntgenstraat 2, 3771 RV Barneveld. Jigler übernimmt die Verwaltung Ihrer Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung, Lohnabrechnungen, Renten- und Versicherungsleistungen und ist für diese Verarbeitungen selbst für die Datenverarbeitung verantwortlich. Jigler hat dazu eine eigene Datenschutzerklärung. Bei Fragen zu Ihren Lohn- und Personaldaten können Sie sich an Jigler wenden; wir helfen Ihnen gerne, die richtige Person zu erreichen.

Fragen zu dieser Erklärung: [email protected] oder +31 77 78 20 200.

2. Von wem wir Daten verarbeiten

• Kandidaten und Bewerber: Jede Person, die auf eine Stellenanzeige antwortet, eine offene Bewerbung absendet, mit unserer Chatbot-App spricht, uns anruft oder per E-Mail kontaktiert, oder die von uns kontaktiert wird.
• Eingestellte Fachkräfte: Kandidaten, die über uns bei einem Auftraggeber tätig sind.
• Kontaktnamen bei Auftraggebern und Lieferanten: Geschäftsdaten.
• WebsitebesucherTechnische Daten sowie, nach Einwilligung, statistische und Marketingdaten.
• Referenzen und Empfehlungen: Wenn Sie eine Person als Referenz angeben oder einen Kollegen an uns weiterleiten, verarbeiten wir den Namen und die Kontaktdaten dieser Person.

3. Welche Daten wir verarbeiten und zu welchen Zwecken

Kandidaten und Bewerber

Daten	Ziel	Grundlage
Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Wohnort, Sprache	Kontakt aufnehmen, Sie zurückrufen, die Erstberatung planen	Ausführung (vor-)vertraglicher Vereinbarungen: Sie bitten uns, Sie zu vertreten
Lebenslauf, Berufserfahrung, Ausbildung, Zertifikate (z. B. Lasteignerkonzept oder VCA-Zertifikate), Fahrerlaubnis, gewünschtes Gehalt, gewünschte Dienstzeit, Verfügbarkeit	Bewerten, ob und wo Sie passen und Ihre Bewerbung bei einem Auftraggeber einreichen	Ausführung (vor-)vertraglicher Vereinbarungen
Eigene Beförderung, Wohnsituation (eigenes Zuhause oder Wohnraum erforderlich)	Bewertung der Reisezeit und der praktischen Machbarkeit einer Platzierung	Ausführung (vor-)vertraglicher Vereinbarungen
Gesprächsnotizen, Status in unserem Rekrutierungsprozess, Ergebnisse der Gespräche, Referenzen	Unterstützung während des gesamten Prozesses und Festlegung von Terminen	Berufungsgrund: gute Vermittlung
Chatgespräch mit der Chatbot, WhatsApp-Nachrichten, E-Mails	Die Antwort auf Ihre Frage zu beantworten und das Gespräch wiederholen	Berufungsgrund / (Vor-)vertragliche Vereinbarungen
Quelle Ihrer Anmeldung (Website, Chatbot, WhatsApp, Meta-Werbung, Tipp von einem Kollegen) und Kampagnendaten	Erfahren, welche Rekrutierungskanäle funktionieren	Berufungsgrund: Verbesserung unserer Rekrutierung
Genehmigung, Ihre Daten länger zu speichern oder um Aktualisierungen zu Stellenangeboten zu erhalten	Kontaktieren Sie uns später für passende Stellenangebote	Genehmigung (immer widerrufbare)

Wir bitten Sie Nein Um Ihre BSN, eine Kopie Ihres Personalausweises, Ihre Bankkontoinformationen oder Ihre Gesundheitsdaten während des Bewerbungsprozesses bereitzustellen. Diese Daten sind erst bei der Einstellung erforderlich und werden dann direkt von Jigler bei Ihnen abgefragt und verarbeitet.

Wir verarbeiten keine besonderen personenbezogenen Daten (wie Gesundheit, Religion, Ethnizität). Wenn Sie solche Daten dennoch an uns weitergeben, z. B. in Ihrem Lebenslauf, verwenden wir sie nicht und löschen sie, sofern möglich. Ihre Nationalität oder die Sprache, die Sie sprechen, sind keine besonderen Daten; wir verwenden diese, um Sie in Ihrer eigenen Sprache zu kontaktieren und zu ermitteln, ob ein Arbeitgeber mit Ihrer Sprache zurechtkommt.

Eingestellte Fachkräfte

Wenn Sie über uns tätig sind, speichern wir neben den oben genannten Daten außerdem: bei welchem Auftraggeber Sie arbeiten, die Laufzeit Ihrer Anstellung, Ihren Ansprechpartner und Vereinbarungen bezüglich Lohn, Dienstleistungen und Verlängerung. Zweck: Begleitung während Ihrer Anstellung und Verwaltung unserer Beziehung zu dem Auftraggeber. Rechtsgrundlage: Durchführung der Vermittlungsvereinbarungen und berechtigtes Interesse. Die Personal- und Lohnverwaltung liegt bei Jigler.

Auftraggeber und Lieferanten

Wir verarbeiten die Kontaktdaten, wie Name, Funktion, geschäftlicher Telefonnummer und E-Mail-Adresse, sowie die Kommunikation bezüglich Anfragen, Kandidaten und Rechnungen. Rechtsgrundlage: Durchführung der Vertragsverpflichtung und berechtigtes Interesse an der Pflege der Geschäftsbeziehungen.

4. Website, Chatbot, WhatsApp und Cookies

Chatbot

Auf unserer Website befindet sich eine eigene Chatbot- 100% Vakwerk App, die Fragen zu Stellenangeboten und Arbeitsmöglichkeiten beantwortet und Ihnen dabei hilft, sich zu bewerben. Die Chatbot-App basiert auf Sprachtechnologie von Anthropisch (Claude), die wir über eine geschützte Verbindung verwenden. Anthropic verarbeitet die Nachrichten ausschließlich zur Generierung einer Antwort; sie wird nicht zur Modellbildung verwendet und tritt als Verarbeiter gemäß einer Verarbeitungsvertragspolice auf. Was Sie in der Chat-Konversation eingeben (z. B. Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Ihre Erfahrungen und Ihr Lebenslauf), wird nur an unser Team weitergeleitet, sofern Sie dies in der Chat-Konversation ausdrücklich zulassen. Wir speichern Chat-Konversationen maximal 30 Tage für Qualitätskontrolle und Verbesserung; danach werden sie automatisch gelöscht. Fügen Sie keine Daten ein, die Sie nicht mit uns teilen möchten.

WhatsApp

Wir verwenden WhatsApp (Meta Platforms Ireland) als Kontaktkanal, da die meisten Kandidaten dies als angenehm empfinden. Wenn Sie uns per WhatsApp kontaktieren, verarbeitet Meta Ihre Telefonnummer und Metadaten gemäß den Bedingungen von WhatsApp. Wenn Sie es lieber nicht über WhatsApp kommunizieren möchten, rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine E-Mail.

Antrags- und Kontaktformulare

Die Daten aus unseren Formularen werden in unserem eigenen Kandidaten-System auf unserer WordPress-Website und per E-Mail an unser Team übertragen. Lebensläufe werden in einer gesicherten Verzeichnisebene gespeichert, die nicht für die Öffentlichkeit zugänglich ist.

Cookies und ähnliche Techniken

Wir verwenden funktionale Cookies (immer), und nach deiner Zustimmung Statistikkapseln von Google Analytics und Marketing-Cookies von Meta (Facebook/Instagram-Pixel) und Microsoft Advertising (Bing), mit denen wir die Reichweite unserer Stellenanzeigen messen und gezielte Werbung anzeigen können. Ohne Ihre Zustimmung platzieren wir diese Cookies nicht. Welche Cookies genau, wie lange sie gespeichert bleiben und wie Sie Ihre Auswahl anpassen, erfahren Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Meta-Werbung und Lead-Formulare

Wenn Sie auf eine Stellenanzeige auf Facebook oder Instagram antworten, erhalten wir die Daten, die Sie im Bewerbungsformular eingeben, oder Sie senden uns direkt eine WhatsApp-Nachricht. Diese Daten verarbeiten wir wie alle anderen Bewerbungen.

Übersetzte Seiten

Unsere Website ist auf Niederländisch, Polnisch, Deutsch und Englisch verfügbar. Die Sprachauswahl wird in einer funktionalen Cookie-Datei gespeichert.

5. Mit wem wir Daten teilen

• AuftraggeberWir stellen Sie erst bei einem Arbeitgeber vor, nachdem wir dies mit Ihnen besprochen haben. Der Arbeitgeber erhält dann Ihr (anonymisiertes oder vollständiges) Profil mit den Daten, die erforderlich sind, um zu entscheiden, ob Sie zu diesem Job passen. Senden Sie niemals ungefragt Ihr vollständiges CV.
• Jigler (P-services HR group, Barneveld): Sobald Sie eine Stelle annimmt, teilen wir die Daten, die erforderlich sind, um Ihren Arbeitsvertrag und Ihren Lohn zu verwalten. Jigler ist anschließend selbst für die Personal- und Lohnbuchhaltung verantwortlich.
• Verarbeiter die uns bei unserer Dienstleistung unterstützen und nur auf unsere Anweisung hin arbeiten: unsere Websitehoster, Google Workspace (E-Mail, Kalender, Dokumente), Anthropic (Chatbot), Meta (WhatsApp) sowie die Anbieter unseres Kandidaten-Systems und unserer Website-Plugins.
• Staatliche Behörden: Nur wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wir verkaufen Ihre Daten niemals und teilen sie nicht an Dritte für deren eigene Marketingzwecke.

6. Übermittlung außerhalb der EU

Einige unserer Verarbeiter (Google, Meta, Microsoft, Anthropic) sind in den Vereinigten Staaten ansässig oder verarbeiten dort Daten. Wir arbeiten ausschließlich mit Partnern zusammen, die dem EU-US-Datenschutzrahmen beigetreten sind oder die die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission anwenden, ergänzt durch geeignete technische Maßnahmen. Weitere Informationen zu den verwendeten Garantien erhalten Sie bei uns.

7. Wie lange wir Daten speichern

Situation	Aufbewahrungsfrist
Sie haben sich beworben oder Kontakt aufgenommen, aber Sie wurden nicht eingestellt	Maximale 4 Wochen nach Abschluss des Kontakts oder der Abwicklung des Verfahrens
Sie stimmen zu, in unserer Kandidaten-Pool zu bleiben	Maximale 1 Jahr nach Ihrem letzten Kontakt; danach bitten wir erneut um Ihre Einwilligung oder löschen Ihre Daten.
Du wurdest über uns eingestellt	Vermittlungsdatei bis 2 Jahre nach Abschluss Ihrer letzten Einstellung; die Personal- und Lohnverwaltung bewahrt Jigler gemäß gesetzlichen Fristen (u.a. 7 Jahre steuerliche Aufbewahrungspflicht)
Chat-Gespräche mit der Chatbot	Maximale 30 Tage
Kontaktdaten der Auftraggeber und Lieferanten	Dauer der Beziehung plus 2 Jahre; Rechnungen 7 Jahre (steuerliche Aufbewahrungspflicht)
Statistische und Marketingdaten (Cookies)	Siehe Cookie-Richtlinie

Nach Ablauf der Frist werden wir Ihre Daten entfernen oder anonymisieren, es sei denn, eine gesetzliche Verpflichtung verpflichtet uns, sie länger zu speichern.

8. Sicherheit

Wir schützen Ihre Daten mithilfe geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen: verschlüsselte Verbindungen (https), zweistufige Authentifizierung in unseren Konten, nur Zugang für Leon, Dennis und Kevin und nach Bedarf, geschützte Speicherung von Lebensläufen, Auftragsverarbeitungsverträge mit unseren Lieferanten und automatische Löschung nach der Speicherfrist. Trotz dieser Maßnahmen kann keine Verarbeitung vollständig risikofrei sein. Wenn Sie einen Datendurchlass vermuten, melden Sie dies bitte umgehend über [email protected].

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht, Ihre Daten einzusehen. zu sehen, lassen korrigieren oder Entfernen, die Verarbeitung zu erlauben begrenzen, Einspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses zu bestehen, Ihre Daten in einer gängigen Datei zu erhalten (Übertragbarkeit) und eine bestimmte Genehmigung zurückziehen. Die widerrufene Zustimmung hat keine Auswirkungen auf die bereits verarbeiteten Daten.

Senden Sie Ihre Anfrage an [email protected] Schicken Sie uns eine E-Mail. Wir antworten innerhalb von einem Monat. Um sicherzustellen, dass wir mit der richtigen Person sprechen, bitten wir Sie, Ihre Identität zu bestätigen; wir verlangen niemals eine Kopie Ihres Personalausweises dafür.

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie wir Ihre Daten verwalten, nicht zufrieden sind, möchten wir das zunächst selbst hören. Sie können auch eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde.

10. Keine automatisierten Entscheidungen

Die Entscheidung, ob Sie bei einem Arbeitgeber vorgestellt werden, treffen Leon, Dennis oder Kevin immer nach persönlichem Kontakt. Unsere Chatbot- und Kandidaten-Systeme unterstützen uns dabei, aber sie treffen keine Entscheidungen über Sie ohne menschliche Bewertung. Wir führen keine Profilerstellung mit Rechtsfolgen durch.

11. Minderjährige

Unsere Dienstleistungen richten sich an Personen ab 18 Jahren. Wenn Sie jünger als 16 Jahre sind und dennoch Daten hinterlassen haben, teilen Sie uns dies bitte mit; wir werden diese dann entfernen.

12. Änderungen und Kontakt

Wir passen diese Erklärung an, wenn unsere Arbeitsweise oder das Gesetz sich ändert. Die aktuelle Version steht immer auf dieser Seite mit Datum und Versionsnummer. Bei wichtigen Änderungen informieren wir die Kandidaten, mit denen wir sich zurzeit in Verbindung setzen.